Uitgangspunt
Educatie Plus is een instituut voor orthopedagogiek, leerlingbegeleiding en ontwikkelingsbegeleiding. Als jeugdzorgaanbieder is Educatie Plus gecontracteerd door de gemeenten in de jeugdhulpregio’s Noord en Midden Drenthe, Zuid Drenthe en IJsselland. De diensten van Educatie Plus zijn beschikbaar voor onderwijsinstellingen en particulieren.
We houden ons aan wettelijke regels en hanteren de beroeps- en gedragscodes van de beroepsverenigingen van gedragswetenschappers (NVO / NIP), het Stichting Kwaliteitsregister Jeugd (SKJ) en de Landelijke Vereniging van Studiebegeleidingsinstituten (LVSI).
Registratie van gegevens
Educatie Plus registreert alleen die gegevens welke noodzakelijk zijn om:
- het zorg- en begeleidingstraject goed te laten verlopen
- te voldoen aan de contractuele verplichtingen opgelegd door gemeenten
- de financiële administratie te kunnen voeren
Bij minderjarigheid van de cliënt worden ook gegevens van de wettelijk vertegenwoordiger(s) geregistreerd.
Geheimhouding
De orthopedagoog-generalist, de orthopedagogen, de psychologen, de pedagogen, de docenten, de begeleiders en de directie zijn verplicht tot geheimhouding. Alle gegevens over de cliënt en diens wettelijk vertegenwoordiger(s) worden vertrouwelijk behandeld. Wanneer het noodzakelijk is te rapporteren aan derden zal dit alleen plaatsvinden wanneer de cliënt en/of diens wettelijk vertegenwoordiger(s) hiertegen geen bezwaar maakt.
Dossier
Er zijn voorzieningen getroffen om dossiers digitaal en beveiligd op te slaan in een speciaal daarvoor ingerichte omgeving. In het cliëntdossier registreren wij gegevens en informatie van de cliënt en/of diens wettelijk vertegenwoordiger(s) voor zover nodig voor een goed verloop van het zorg- en begeleidingstraject. Dit betreffen intake- en onderzoeksgegevens en bij hulpverlening ook gegevens over het verloop van de behandeling. Wanneer het zorg- of begeleidingstraject eindigt wordt het dossier afgesloten.
Bewaartermijn
Na afsluiting van het dossier zijn wij wettelijk verplicht dit 15 jaar te bewaren en daarna te vernietigen. Voor fiscale documenten geldt een bewaartermijn van 7 jaar. U kunt ons schriftelijk verzoeken het dossier eerder te vernietigen. Op deze regel zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld wanneer het dossier in opdracht van de rechter tot stand is gekomen. Persoonsgegevens welke geregistreerd zijn bij telefonisch contact worden in het geval er geen vervolgtraject start na uiterlijk 6 maanden vernietigd.
Gegevensverstrekking
De zorgverlener/behandelaar geeft in het algemeen alleen gegevens uit het dossier door aan anderen als de cliënt en/of wettelijk vertegenwoordiger(s) daarvoor van tevoren schriftelijk toestemming heeft gegeven. Voor het doorgeven van gegevens aan bijvoorbeeld de huisarts of andere verwijzer is toestemming van de cliënt en/of diens wettelijk vertegenwoordiger noodzakelijk. De beroepscode van de Nederlandse Vereniging van pedagogen en Onderwijskundigen (NVO) is wat betreft art. 11 geheimhouding, art. 12 wettelijke meldrechten en art. 13 conflicten van plichten leidend (https://www.nvo.nl/beroepscode-en-tuchtrecht.aspx).
Middels een door cliënt en diens wettelijk vertegenwoordiger(s) ondertekende toestemmings-verklaring wordt vastgelegd dat gegevens met derden gedeeld mogen worden. Voorafgaand aan het delen van gegevens wordt de cliënt en/of wettelijk vertegenwoordiger(s) geïnformeerd over waarom, aan wie en welke informatie wordt verstrekt, en wordt hiervoor specifiek toestemming gevraagd. De cliënt en/of diens wettelijk vertegenwoordiger(s) kunnen op ieder moment deze toestemmingsverklaring tijdelijk of definitief herroepen. Wanneer het doorgeven van gegevens binnen een team van behandelaars betreft dan is daarvoor geen afzonderlijke toestemming van de cliënt nodig.
Educatie Plus is verplicht op verschillende momenten in het jaar ten behoeve van contractuele en wettelijke verplichtingen zorggegevens aan te leveren aan de gemeenten, Centraal Bureau voor de Statistiek en het Ministerie van VWS. Deze gegevens worden in alle gevallen geanonimiseerd aangeleverd.
Rechten mbt dossiers en gegevens
Er bestaat recht op inzage in het dossier en recht op wijziging van uw gegevens indien ze niet juist, onvolledig of niet nodig zijn voor het doel van de registratie.
| Leeftijd jeugdige | Wie moet toestemming geven |
| 0 tot 12 jaar | Wettelijke vertegenwoordiger(s) |
| 12 tot 16 jaar | Wettelijke vertegenwoordiger(s) Jeugdige |
| 16 tot 17 jaar | Jeugdige |
| 18 jaar en ouder | Jeugdige |
| 12 tot 18 jaar, wilsonbekwaam | Wettelijke vertegenwoordiger(s) |
| 18 jaar en ouder, wilsonbekwaam | Wettelijke vertegenwoordiger(s) |
Toestemming
Voor alle zorg- en begeleidingstrajecten vragen we toestemming van de cliënt en/of diens wettelijk vertegenwoordiger(s) door middel van het ondertekenen van de aanmeldingsdocumenten. Met actieve toestemming en ondertekening door cliënt en/of diens wettelijke vertegenwoordiger(s) wordt in ieder geval instemming verklaard met
- de Algemene Voorwaarden
- dit Privacyreglement
- toegang tot, en het gebruik van data uit het Web-portaal van de onderwijsinstelling
- registratie van n.a.w. gegevens, e-mailadres en telefoonnummers van de cliënt en diens wettelijke vertegenwoordiger die zijn aangemeld voor studie- of ontwikkelingsbegeleiding in het volgsysteem StudyAssist
- het beroepsgeheim van de gedragswetenschappers en de geheimhoudingsplicht van de overige medewerkers
- de wettelijke regels over de omgang met gegevens van cliënt en/of diens wettelijk vertegenwoordiger(s)
Bij aanmelding voor een traject in de jeugdhulp, gbggz of orthopedagogiek geven cliënt en/of diens wettelijke vertegenwoordiger(s) ook actieve toestemming door het aanvinken van specifieke onderdelen beschreven in de aanmeldingsdocumenten. Daar waar gegevens van cliënten worden geregistreerd tbv van verwerking door testuitgevers (bijv. Pearson, Boom, Hogrefe) worden deze altijd geanonimiseerd aangeleverd op basis van dossiernummer en geboortedatum.
Beveiliging
Om persoonsgegevens en cliëntgebonden data te beschermen tegen onrechtmatige toe-eigening door derden:
- worden al deze data op een speciaal daarvoor ingerichte server opgeslagen
- heeft iedere hulpverlener unieke toegangsrechten tot de server
- zijn er gescheiden medewerkers- en gasten netwerken ingericht
- worden cliëntgebonden gegevens en informatie ten behoeve van cliënt, diens wettelijk vertegenwoordiger(s) of verwijzer(s) digitaal via beveiligde Zorgmail of fysiek met PostNl verzonden.